Jeśli przedsiębiorca korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinien jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Jest to również wskazówka dla producentów takiego oprogramowania, z którego korzystają polskie firmy. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w oparciu o projekt e-Akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jest to spowodowane nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA. Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. W Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.