Ultima Ratio ma rozpatrywać sprawy gospodarcze, w których stronami są firmy i przedsiębiorstwa. Żeby złożyć pozew, obydwie strony muszą zgodzić się na rozstrzygnięcie sporu właśnie przez Ultima Ratio. Sąd rozpatruje sprawy wyłącznie przez internet - nie posiada budynku, w którym trzeba się stawić, nie organizuje rozpraw, na które trzeba dojechać. Pozew składa się w ciągu kilku minut, po zalogowaniu się do systemu informatycznego. Sąd będzie mógł korzystać z profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz e-dowodów tożsamości. Ułatwi to identyfikacje tożsamości użytkowników, którzy będą występować przed sądem w charakterze stron. Takie rozwiązania udostępniło Ministerstwo Cyfryzacji. Wyrok zaś ma być co do zasady wydany w 3 tygodnie czyli ponad 20 razy szybciej niż w sądzie tradycyjnym. Arbitrami są notariusze przeszkoleni w Stowarzyszeniu Notariuszy RP. Stowarzyszenie Notariuszy RP sprawuje kompleksowy nadzór nad procesem orzeczniczym, jest także odpowiedzialne za proces szkolenia arbitrów oraz za zapewnienie panelu eksperckiego do rozpoznawania spraw o szczególnie zawiłym charakterze. Korporacja notarialna liczy ponad 3.500 czynnych zawodowo notariuszy.

„Od początku jesteśmy gotowi do prowadzenia dużej liczby spraw. Odpowiednia liczba arbitrów- notariuszy przeszła już szkolenia. Prowadzone były także testy symulowanych spraw. Po zapisaniu się do naszego e-arbitrażu pozew - zamiast do sądu państwowego - składa się online w systemie informatycznym Sądu. Założenie sprawy dzięki internetowym „podpowiadaczom”, które np. z różnych rejestrów zaciągają dane firm lub odpowiednie paragrafy, trwa kilka - kilkanaście minut. Wraz ze złożeniem pozwu system automatycznie doręcza go pozwanemu i wybiera arbitra, który ma 24 godzin na przyjęcie sprawy. Postępowanie z założenia trwa około trzech tygodni” – mówi Paweł Orłowski, członek Zarządu Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej.

System elektroniczny Ultima Ratio jest prosty i intuicyjny - czynności procesowych można dokonywać o każdej porze dnia i nocy i w każdym miejscu na świecie, posiadającym oczywiście dostęp do internetu. Niezwykle wygodne jest prezentowanie materiału dowodowego - w przypadku na przykład roszczeń z rękojmi za wady rzeczy sprzedanej, strona będzie mogła wprost z aplikacji mobilnej Ultima Ratio nakręcić telefonem komórkowym film obrazujący wady oraz jednym kliknięciem umieścić go na profilu danej sprawy. W analogiczny sposób możliwa jest prezentacja zdjęć, skanów pism, linków, nagrań audio, zrzutów ekranu i innych tego typu materiałów. Arbiter zaś ma możliwość kontaktowania się ze stronami poprzez dedykowany każdej sprawie czat.

„Liczymy się z tym, że działanie naszego e-arbitrażu może odciążyć sądy powszechne. Obecnie rozstrzygają one około miliona spraw gospodarczych rocznie, np. o zapłatę za wykonane prace podwykonawcze. Takie sprawy średnio trwają 13 miesięcy w różnych instancjach. Przesłuchanie stron, przesłuchanie świadków, pisma procesowe, doręczenia, zwrotki, dojazd na proces, delegacje- tak wygląda wtedy przebieg sprawy. W Ultima Ratio tego nie ma. Sprawa jest prowadzona w wirtualnej sali sądowej, strony mogą przesyłać dowody w formie dokumentów, plików wideo, zdjęcia etc. A arbiter może kontaktować się ze stronami poprzez dedykowany sprawie czat. Takie możliwości udostępnia nasz system informatyczny, w każdym miejscu gdzie jest dostęp do internetu” – komentuje Robert Szczepanek, współzałożyciel Ultima Ratio.

Działanie Ultima Ratio jest monitorowane przez specjalnie powołaną Radę Sądu, złożoną między innymi ze znanych prawników i osób działających na rzecz rozwoju gospodarki cyfrowej w Polsce.

„Rozpoznawanie spraw cywilnych, gospodarczych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jest już wykorzystywane w sądownictwie powszechnym, np. w e-sądzie dla elektronicznego postępowania upominawczego. Wydaje się jednak, że ten rodzaj komunikacji pomiędzy stronami a sądem powinien znaleźć zastosowanie w postepowaniu arbitrażowym. Arbitraż bowiem, ze swej natury, jest mniej sformalizowany, niż postepowanie przed sądami państwowymi i dlatego można w większym stopniu wykorzystywać środki komunikacji elektronicznej. Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny Ultima ratio może realizować właśnie w pełni idee sądu polubownego, który wykorzystuje w swojej działalności atuty nowych technologii. Ten sąd różni się zatem od innych sądów polubownych w Polsce, że działa wyłącznie elektronicznie, na co strony postepowania się godzą przystępując do sprawy przed tym sądem. Szybkość, transparentność (poprzez dostęp do dokumentów w sprawie przez Internet), jest walorem, który na pewno zainteresuje kontrahentów do tej formy rozpoznawania spraw” – komentuje prof. Jacek Gołaczyński, Przewodniczący Rady Ultima Ratio.

Czynności procesowe pełnomocników i stron również zajmują co najmniej kilkanaście razy mniej czasu, nie licząc oszczędności czasu związanego z brakiem konieczności dojazdu i udziału w rozprawach przed sądami powszechnymi czy innymi sądami polubownymi. Zabezpieczenia systemu elektronicznego Ultima Ratio są analogiczne do zabezpieczeń systemów bankowości elektronicznej.
System informatyczny Ultima Ratio został zbudowany przez polską spółkę ZETO Rzeszów.

Katarzyna Zielińska
ACCOUNT EXECUTIVE